[한국Q뉴스] 재개발 조합원 증빙이나 과거 도로 보상, 건축 인허가 이력을 확인하려면 수십 년 전 행정기록이 필요한 경우가 있다.

그러나 기록물이 여러 부서와 동에 흩어져 있거나 종이 문서로만 남아 있으면 자료를 찾는 데 시간이 걸려 민원과 행정 처리도 늦어질 수 있다.

서울 중구가 이러한 불편을 줄이기 위해 소공누리센터 9층에 기록관실을 추가로 조성했다.

각 부서와 동에 흩어져 있던 기록물 2만 6천여 권의 이전을 마치고 한곳에서 안전하게 통합 관리한다.

필요한 자료를 신속하게 검색해 업무에 활용할 수 있도록 디지털화도 본격 추진한다.

그동안 중구는 구청사 내 기록관실을 운영해왔다.

기록물이 쌓이면서 보존 공간이 부족해 중요 기록물 일부가 각 부서와 동에 분산 보관되기도 했다.

중구는 보존기간이 준영구 이상인 중요 기록물을 새 기록관실로 옮겨 통합 관리함으로써 기록물 보존 공간과 관리 기반을 확대했다.

9층 전체에 마련된 새 기록관실은 330㎡ 규모로 기존 기록관실보다 4배 넓어진 규모다.

최적의 보존 환경을 갖추기 위해 이동식 서가 64대와 항온·항습기 2대, 자외선 차단장치를 설치했다.

항온·항습기는 기록물 보존에 적합한 온도와 습도를 24시간 일정하게 유지한다.

출입통제 시설과 가스식 소화설비도 갖춰 기록물을 훼손과 재난 위험으로부터 안전하게 보호할 수 있도록 했다.

이와함께 구는 보관한 기록물을 필요한 순간에 빠르게 찾아 활용할 수 있도록 디지털화 작업도 이어간다.

구는 신당구역과 황학구역 등 과거 재개발·재건축 사업 자료를 비롯한 중요 종이 기록물을 스캔하고 색인을 정비해 기록관리시스템에 등록하고 있다.

디지털화된 자료는 재개발사업 조합원 증빙서류나 도로 보상 내역, 건축 인허가 경위 등을 확인할 때 신속하게 검색할 수 있다.

주민의 권리와 관련된 사실을 확인하고 민원에 대응하거나, 과거 추진 이력을 참고해 새로운 사업과 계속사업을 추진할 때도 활용된다.

중구는 중요 종이 기록물의 디지털화를 지속하고 구축된 자료를 새 기록관실과 기록관리시스템을 통해 체계적으로 관리할 계획이다.

구 관계자는 “기록물은 지난 행정의 흔적이자 주민의 생활과 권리를 확인할 수 있는 중요한 자료”며 “중요 기록물을 안전하게 보존하고 필요한 순간 신속하게 활용해 주민에게 더욱 빠르고 정확한 행정서비스를 제공하겠다”고 말했다.